La dématérialisation des factures s’impose progressivement dans le paysage des entreprises, portée par des obligations légales avec la deadline du 1ᵉʳ septembre 2026, et cela apportera des avantages de taille ! Mais comment cette transformation peut-elle réellement simplifier vos processus tout en garantissant la conformité réglementaire ? Avec Odoo et l’expertise de Smile, découvrez comment vous préparer à cette transition incontournable et en tirer profit dès aujourd’hui.

Qu’est-ce que la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures consiste à générer et à recevoir des factures sous un format électronique normé, directement lisible par les systèmes informatiques. 

Cela va au-delà du simple PDF. Le format le plus populaire d’une facture électronique est la Factur-X, un hybride combinant un fichier lisible par les humains et une version structurée pour les machines. C’est notamment le standard utilisé par la plateforme publique Chorus Pro.

Une obligation légale imminente

En France, la dématérialisation des factures devient progressivement obligatoire pour toutes les entreprises. Les entreprises ont l’obligation de se mettre en conformité et de disposer d’un outil de facturation au format électronique pour le 1ᵉʳ septembre 2026. 

Calendrier :

• Depuis 2018, les entreprises travaillant avec le secteur public doivent déjà utiliser Chorus Pro.
• Dès le 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises privées devront être capables de recevoir des factures électroniques (entreprises de toutes les tailles, PME incluses).
• À compter du 1ᵉʳ septembre 2026, pour les grandes entreprises ainsi que les ETI, l’obligation s’étendra à l’émission des factures dématérialisées.
• Enfin, un an après, soit le 1ᵉʳ septembre 2027, les PME et TPE seront également dans l’obligation d’émettre leurs factures de façon électronique.

Cette réforme ne concerne que les transactions entre entreprises domiciliées en France. Les factures destinées à l’étranger ou aux particuliers resteront au format PDF ou papier. Pour ces cas, les solutions d’OCR (reconnaissance optique de caractères) resteront nécessaires pour intégrer les documents dans vos systèmes comptables.

Les avantages de la dématérialisation au-delà de la conformité

Cette réforme est une véritable opportunité pour les entreprises, car la dématérialisation des factures offre de nombreux avantages : 

Réduction des erreurs et gain de temps

L’automatisation permet d’éliminer les erreurs humaines liées à la ressaisie des factures. Cela se traduit par des économies de temps et une amélioration de la fiabilité des données.

Fluidité des échanges

Les plateformes d’échange assurent une transmission directe et instantanée des factures. Fini les documents perdus ou les retards de paiement causés par des factures égarées.

Traçabilité et transparence

Chaque facture est suivie, de son émission à son paiement, garantissant un historique clair et conforme en cas d’audit.

Les 4 étapes clés pour une transition réussie 

Pour être conforme à la nouvelle réglementation, il est nécessaire d’anticiper les démarches car cette transition impactera vos processus, vos équipes et votre organisation. Voici les étapes clés à prendre en compte pour y arriver : 

Faire un état des lieux

La mise en place de factures dématérialisée implique de s’assurer de la fiabilité des données. Est-ce que votre système de facturation actuel permet bien d’émettre des factures justes, fiables, avec toutes les données nécessaires ? Par exemple, dans le fonctionnement cible, c'est le numéro de SIRET qui permet, sur la plateforme, d’identifier le client. Il est donc nécessaire de s’assurer que ces données sont fiables. Smile peut vous accompagner pour analyser et ajuster vos bases de données pour assurer cette précision au travers d’un audit de vos processus de facturation.

Cet audit approfondi et détaillé permet d’identifier les éventuelles inefficacités, les erreurs potentielles et les opportunités d'amélioration pour garantir une gestion financière plus rigoureuse et transparente.

Sélectionner une solution de facture électronique 

Vous devez maintenant envisager de trouver la solution capable de générer des factures conformes au format Factur-X, intégrant toutes les exigences réglementaires dans son standard. Smile s’appuie sur la solution Odoo et sur son expertise éprouvée dans la gestion de projets de dématérialisation. Smile vous accompagne pour configurer Odoo à trois niveaux :

• Émettre des factures au format Factur-X, conforme aux standards réglementaires.
• Automatiser la génération des documents afin de réduire les erreurs et gagner du temps.
• Garantir l’interopérabilité avec les autres systèmes grâce à des fonctionnalités natives ou des développements sur mesure.

Choisir une plateforme de dématérialisation

Il s’agit ensuite de choisir une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) parmi celles qui dont listées et immatriculées en tant que PDP par l’administration fiscale (Liste accessible ici : https://www.impots.gouv.fr/facturation-electronique-et-plateformes-partenaires)
La dernière étape consiste à s’assurer que vos factures dématérialisées sont correctement transmises via les plateformes obligatoires :

• Connexion avec Chorus Pro : Smile propose et maintient un module dédié permettant de déposer automatiquement vos factures sur cette plateforme publique, assurant une transmission fluide et sécurisée des factures
• Intégration avec d’autres plateformes : En fonction de vos besoins, Smile met en place des flux sécurisés et automatisés vers les différents prestataires agréés.

Accompagnement au changement

Le succès d’un projet de dématérialisation repose aussi sur la prise en compte du changement que cette réforme représente pour vos équipes et sur l’adhésion de celles-ci. Smile propose des formations adaptées pour :

• Sensibiliser vos collaborateurs aux nouveaux outils et processus.
• Faciliter la prise en main des fonctionnalités Odoo.
• Assurer un accompagnement continu tout au long de la phase de transition.

Avec Smile, vous bénéficiez d’un accompagnement global, combinant expertise technique, conseil stratégique et gestion du changement. Cette approche vous permet de transformer une contrainte réglementaire en véritable levier d’optimisation et d’efficacité.

Prêt à simplifier et à sécuriser votre facturation ? Contactez nos experts pour lancer votre projet dès maintenant !