Alfresco : gestion documentaire et BPM

Alfresco & Smile

La transformation numérique des entreprises et des organisations va de pair avec une inflation croissante des contenus de toute nature : techniques, administratifs, commerciaux… Maîtriser leur production et leur circulation devient donc un enjeu essentiel.

Smile accompagne ainsi ses clients pour analyser les flux propres à leur domaine d’activité et bâtir ensemble un plan de déploiement GED et BPM adapté.

Sécurité, performance, intégration avec les autres briques du système d’information, personnalisation de la solution, mais aussi conduite du changement et accompagnement des utilisateurs : tout doit être passé au crible pour un projet réussi ! Smile intervient également comme « frontline support » de l’éditeur auprès de chacun de ses clients utilisateurs des solutions Alfresco.

Smile dispose d'un catalogue d'Add-ons libres, créé et géré pour ses clients.

Smile, partenaire Platinum, distribue la solution à travers ses 18 agences et fournit un support premium sur l'édition Enterprise.

Envie d’en savoir plus sur Alfresco ?

On retrouve dans Alfresco toutes les fonctionnalités d’un logiciel de gestion documentaire moderne et polyvalent : stockage et indexation de tous types de contenus, incluant les médias riches et les fichiers volumineux comme les cartes ou les plans, visualisation performante (du PDF, à la vidéo en passant par les fichiers bureautiques tout est lisible sans sortir de la solution), recherche puissante avec filtres à facettes, plans de classement multiples, navigation virtuelle, interfaces personnalisables…

Cerise sur le gâteau ? La solution se distingue par sa capacité à s’interfacer avec tout l’écosystème de l’entreprise : édition directe des documents au travers des suites bureautiques (MS Office et/ou Google Doc), intégration avec les annuaires et les systèmes d’authentification, clients mobiles iOS et Android, intégration avec les chaînes de numérisation et la messagerie, connecteurs avec différents grands progiciels d’entreprises tels que SAP ou Salesforces.

Un outil fortement personnalisable…
Tableaux de bord, types de contenus, métadonnées, gestion de versions… tout est personnalisable ! L’accès même à la solution peut se faire selon différents modes : via le client web, en partage réseau, en lien avec un progiciel métier, en mode synchronisé avec des postes clients (Alfresco desktop sync).

…Tout en restant simple d’emploi
Alfresco propose un mode de gestion des espaces documentaires exclusif par « sites », ce qui permet une délégation efficace et une administration par les utilisateurs eux-mêmes - sans compétences techniques particulières - tout en limitant les risques d’erreurs sur les droits ou la confidentialité.
L’utilisation de modèles préconfigurés (modèles de documents, d’arborescences, de sites) permet de faire gagner du temps et d’uniformiser les usages au sein des différents départements.

Une suite complète et intégrée
Deux briques importantes complètent désormais le socle ECM :

• Alfresco Process Services est une suite de BPM (business process management) qui permet de créer et de designer des processus métiers (workflow). Tout se fait en mode graphique (à la norme BPMN 2.0) et les processus modélisés peuvent ensuite être injectés dans le socle ECM s'ils ont une finalité documentaire, ou être exécutés sous forme de mini-applications directement dans le portail BPM. Tous les éléments de suivi, d’administrations et de paramétrages sont fournis. L’application peut être utilisée indépendamment ou acquise avec la brique ECM.
• Alfresco Governance Services est un module complémentaire pour la gestion des documents formels (record management) et l’archivage en conformité avec les normes réglementaires. Combiné à des solutions de stockage adéquates, ce module permet de répondre au besoin d’enregistrement et de conservation de documents à valeur probante nécessaire dans certaines activités.