Retour sur le Salon Documation 2023

Qu'est-ce que Documation ?

Documation, c’est LE salon du management de l’information. Conférences, démonstrations, ateliers… ce rendez-vous incontournable des acteurs de la gestion documentaire est l’occasion pour les entreprises et organisations publiques d’échanger sur les problématiques de partage et diffusion de la connaissance, d’archivage électronique, de gestion de dossiers et des documents…
Pour l’édition 2023, nos experts ont co-animés avec l’éditeur Hyland une conférence autour des intégrations de la GED avec les extranets et des problématiques soulevées par le déploiement d’espaces documentaires externes. Le laboratoire pharmaceutique Biogaran est également venu faire son retour d’expérience sur l’intégration de leur GED Alfresco avec leur site professionnel.
Si vous n’avez pas pu participer, nous vous disons tout dans l’article qui suit !

1 - Pourquoi déployer des espaces documentaires externes ?

On connaît souvent la GED comme solution pour les documents internes à l’entreprise. Mais son rôle de pivot au sein du système d’information documentaire en fait la candidate idéale pour partager également des documents vers l’extérieur.

Que ce soit pour des clients (B2C, B2B), des partenaires, des fournisseurs… Une grande quantité de documents sont échangés chaque jour pour des cas d’usage très variés : cela peut concerner de la documentation contractuelle et financière (contrats, factures) mais aussi techniques (plans d’électricité, d’eau…).

Dans un tel projet, la brique documentaire se trouve souvent au sein d’un écosystème de nombreuses briques applicatives : en effet, les applications métier (ERP, CRM…) vont pousser de la donnée vers la GED, et les documents vont pouvoir être consommés par ces mêmes applicatifs, ou par des solutions de type “Extranet”. La solution GED devient alors le pivot de toutes ces applications, permettant de répondre à un enjeu de gouvernance documentaire. La GED permet en outre de suivre le cycle de vie des documents, depuis leur création jusqu’à leur validation, voire leur archivage pour les documents avec valeur probante.

Le déploiement d’espaces documentaires vers les populations externes à l’entreprise permettent en outre de fluidifier les échanges avec les clients et le réseau. Cela évite de nombreux allers-retours par mails, l’envoi multiple d’un même document, le transfert de la mauvaise version d’une pièce… Au travers de fonctionnalités simples comme des notifications mails, il est possible de notifier les destinataires de la mise à disposition d’un
nouveau document, et d’éviter d’alourdir les boîtes mail (déjà saturées). Une bonne manière de s’inscrire dans une démarche de numérique responsable !

Enfin, il est important de garantir une confidentialité et une sécurité suffisante des documents rassemblés sur un même référentiel : contrôle des accès (authentification) et des droits sur les documents pour garantir une parfaite étanchéité entre les tiers utilisateurs.

2 - Quels sont les principes à respecter pour déployer ce type d’espace ?

Le déploiement d’un espace documentaire vers l’extérieur implique de choisir une solution qui réponde à certains critères fondamentaux :

a. Robustesse

Ouvrir la GED vers l’extérieur nécessite de mettre en place l’infrastructure et l’architecture en capacité de supporter les sollicitations. En donnant accès à une population élargie, on augmente ainsi les appels API ou les connexions. La solution doit donc être en capacité de gérer les volumes de données, mais aussi des pics de charge (par exemple : consultations plus importantes en fin de mois au moment de la facturation).

b. Accessibilité

Pour donner accès aux utilisateurs internes et externes, il est possible d’utiliser les interfaces proposées par défaut par les solutions (idéales pour une mise en œuvre rapide). Mais pour certains projets, l’utilisation de composants RAD (Développement Rapide d’Applications) permettent de réaliser des portails “sur mesure” au plus proche des besoins clients / utilisateurs;

c. Interopérabilité

L’ouverture de la GED est indispensable pour s'interconnecter avec les outils qui vont pousser ou consommer des documents et des données. Il est donc important de choisir une solution disposant d’API et/ou de connecteurs avec des solutions phares du marché (SAP, Salesforce…).

d. Authentification

Comme déjà évoqué, la sécurité est une des pierres angulaires dans les projets GED, en particulier tournés vers l’extérieur. Les solutions disposant de systèmes embarqués pour l’authentification vous permettront de contrôler les accès à la solution. La possibilité d’intégrer plusieurs annuaires peut aussi s’avérer très utile si on dispose de plusieurs sources d’utilisateurs externes.

e. Sécurisation

Enfin, la gestion des habilitations de manière fine permet d’assurer la confidentialité des données. La traçabilité permet également d’auditer avec précision les actions et les activités sur les documents.

3 - Retour d'expérience de Biogaran : un site professionnel à destination de 20 000 pharmaciens en France

Biogaran est une entreprise pharmaceutique créée en 1996. Précurseur dans le médicament générique, elle compte aujourd’hui près de 20 000 clients pharmaciens.

Cela représente (pour la seule année 2022), plus de 90 000 contrats et plus de 450 000 factures à stocker, classer, indexer et mettre à disposition des pharmaciens.

En 2019, Biogaran a fait le choix de mettre en place un outil transverse de référence. Jusque là, les documents étaient éparpillés dans les différentes applications métier et transmises aux clients par mail (avec parfois, des envois en double).

La GED Alfresco a permis de répondre à des cas d’usages variés, comme :

• La mise à disposition des contrats et des factures : ces derniers sont générés depuis les applications métier (SAP, Salesforce) et stockés en GED. Pour les utilisateurs internes comme externes, la GED est en boîte noire, c’est à dire qu’ils consultent les documents depuis leurs outils métier (internes) ou le site professionnel (pharmaciens)

• La mise à disposition des visuels des boîtes de médicaments : cela permet au laboratoire d’être en conformité avec la réglementation pour lutter contre la fraude aux médicaments et permettre de fournir aux pharmaciens une idée de la place prise par les boîtes dans les armoires des pharmacies. Les visuels proposent différents formats et différents visuels d’un même médicament : vue de la boîte sous différents angles, conditionnement (plaquette, sirop…)

   

La GED Biogaran est en interaction forte avec les autres applications du SI :

• CRM
• Base clients
• Extranet (site professionnel)
• Système de notifications…

Ces systèmes ne font pas que pousser ou consommer des documents, ils permettent aussi de compléter l’indexation des documents clients sur la GED via du partage de données.

Bien que les cas d’usage déployés ne concernent pas encore des données de santé, Biogaran a par ailleurs fait le choix de déployer sa GED sur un Cloud HDS (Hébergement de Données de Santé) pour anticiper les futures évolutions de la solution et la nécessité de disposer d’une infrastructure en conformité.

Pour les utilisateurs internes, les gains ont été les suivants :

• Centralisation et partage simplifié des documents
• Sécurisation des documents
• Traçabilité des accès
• Diminution des copies des documents

Pour les clients :

• Amélioration de la communication avec les clients
• Mise en place de service différenciant pour les clients
• Simplification du partage des données avec les utilisateurs
• Respect de la réglementation via le partage des visuels produits

4 - Conclusion

La mise à disposition de documents fait partie des premières briques déployées dans un projet de transformation digitale complet (end to end). Les “GEDs” en support de cette ouverture sont des tremplins vers plus de dématérialisation et un premier pas vers la digitalisation de la relation client.

On peut imaginer d’autres services à fournir sur ces espaces documentaires externes :

• Simple partage d’information ou de News
• Dématérialisation des demandes avec les Formulaires en self service
• Automatisation des processus Clients/Partenaires avec les Workflows
• Instruction des demandes complexes avec le Case Management
• Robotisation des tâches résultant des demandes grâce au RPA
• Bien d’autres possibilités : reporting, composition de nouveaux documents, IA…